Lavorare non è sufficiente: occorre lavorare bene, cioè ottimizzare le risorse per risparmiare tempo e fatica, ed anche per evitare di essere sopraffatti da tutto ciò che occupa inevitabilmente il nostro PC e che si accumula nel giro di pochissimo tempo: file di lavoro, fatture, documenti di consultazione, manuali di programmi e così via. Un vero caos, se non lo si tiene sotto controllo.

POSTA ELETTRONICA
Innanzitutto, tenere in ordine la posta elettronica sia in entrata siA in uscita può diventare un problema notevole se non la si gestisce in modo adeguato e tempestivo. Dal momento che lavoriamo pressoché esclusivamente mediante e-mail, dobbiamo organizzarle in modo da poter rintracciare la comunicazione giusta in poco tempo, in caso di necessità.
Un primo passo è rappresentato dalla creazione di cartelle separate ad hoc per ogni cliente importante, cioè quei clienti con cui abbiamo rapporti stabiliti e molto frequenti. Dopo aver creato la cartella in questione sotto 'Posta in arrivo', creiamo delle regole di redirezionamento della posta per ciascun cliente, in modo che ogni volta che arriva una e-mail da un determinato indirizzo di posta elettronica, sia automaticamente indirizzata alla sua cartella.
Questa operazione ci consentirà, oltretutto, di avere anche un ordine di tipo visivo, per cui vedremo i messaggi arrivati e non ancora letti evidenziati come tali sotto le varie cartelle.
Tutto il resto della posta non redirezionata resterà nella cartella generica della posta in arrivo.
A questo punto, dobbiamo liberarci dello spam, che ci ruba spazio e tempo preziosi. Non è difficile: occorre semplicemente installare un programma antispam (tipo Cloudmark, che io ho provato e funziona benissimo). Questo programma antispam funziona in modo analogo al redirezionamento della posta: ogni volta che nella posta generica arriva una e-mail indesiderata, la si blocca mediante la funzione Block di Cloudmark in modo tale che al prossimo invio di spam da quell'indirizzo di posta elettronica, la e-mail sarà direttamente cestinata dal programma nella cartella Spam, dalla quale si potrà cancellare semplicemente. Inoltre, Cloudmark riconosce lo spam da determinate parole presenti nell'Oggetto della e-mail, pertanto per molte di queste non occorrerà neanche procedere all'operazione di redirezionamento.
Ora, è possibile procedere all'esame della posta residua nella cartella di posta in entrata generica, cancellando le e-mail che non ci interessano, anche se magari non sono spam, e lasciando evidenziate come Da leggere quelle che invece ci riserviamo di esaminare con calma in un momento successivo.
Come già accennato in un altro articolo precedente (v.di 'L'importanza del tempo per un traduttore freelance', consultabile e scaricabile dal mio sito web alla pagina e da Proz.com), una buona idea di tipo organizzativo per quanto riguarda la posta, sarebbe quella di impostare un messaggio di risposta automatico in modo da fornire comunque una risposta anche a chi scrivesse in orari in cui il PC è spento o non sia possibile rispondere subito.

Per concludere, di tanto in tanto, magari a fine anno, occorre liberare il programma di posta elettronica dalle e-mail in entrata/in uscita ed archiviarle sul PC o su un'unità hard-disk rimovibile. In tal modo, non le si cancella, ma ne si tiene traccia e, se occorre, sarà sempre possibile consultarle in qualsiasi momento per rintracciare informazioni utili. Per fare ciò, è sufficiente installare un programma tipo DBxtract – io ho installato la versione 3.8 l'anno scorso, ma ora è disponibile la v. 3.10. Questo programma consente di estrarre le e-mail dal programma di posta elettronica e di eseguirne un backup, consentendone in tal modo l'archiviazione.

CARTELLE DI LAVORO

Anche per quanto riguarda i file di lavoro, occorre mantenere un certo ordine. Pertanto, l'operazione di base da realizzare è la stessa di quella già vista nel caso della posta elettronica, cioè creare innanzitutto una cartella principale Lavoro, poi delle sottocartelle personalizzate per ogni cliente in cui salvare i lavori in entrata ed in uscita.
Dopo aver fatto ciò, si consiglia di creare ulteriori due sottocartelle in ogni cartella del cliente, una destinata al lavoro originale, l'altra a quello da tradurre/tradotto. È buona norma conservare sempre almeno una copia del file originale, in caso di 'disastri' (v.di file con tag corrotti che Trados non riesce più a gestire, pertanto occorre spesso cestinare il file corrotto ed utilizzare una copia originale). Poi, a volte occorre creare sottocartelle aggiuntive in cui salvare una memoria di traduzione fornita dal cliente, o dei file di riferimento e consultazione, ecc.
Non dimenticate di creare una cartella Preventivi, in cui andare a salvare tutti quei lavori per i quali non si ha ancora un PO definitivo ed occorre avere temporaneamente a disposizione per realizzare un conteggio parole ed un preventivo.
Comunque, con questa semplice operazione è possibile tenere tutto sotto controllo, non correre il rischio di mescolare file diversi e non perdere niente.

FATTURE

Naturalmente, anche per la cartella Fatture occorre creare tante sottocartelle quanti sono i clienti, come nel caso della cartella Lavoro. In tali sottocartelle si archivieranno tutte le fatture emesse durante l'anno.
Innanzitutto, occorrerà creare una cartella principale Fattura emesse ed una Fatture ricevute. La prima conterrà tutte le fatture da noi emesse per lavori svolti, mentre la seconda conterrà eventuali fatture ricevute da altri che abbiano svolto dei lavori per nostro conto.
Per quanto riguarda la cartella delle fatture emesse, si consiglia di preparare dei modelli personalizzati di fattura contenenti tutti i dati del cliente in questione, tipo l'intestazione e l'indirizzo, lasciando vuote le righe/caselle del numero del lavoro, del conteggio parole, della tariffa unitaria per parola/pagina/ora e naturalmente il totale della fattura.
Sempre sotto la cartella principale Fatture, è consigliabile creare una sottocartella PO dedicata all'archiviazione degli ordini di lavoro ricevuti dai clienti. Una modalità efficace per quanto riguarda i PO consiste nell'archiviare immediatamente l'ordine appena arriva e poi stamparlo e conservarlo in forma cartacea in una cartella, in modo da averlo a portata di mano sia per la consultazione durante lo svolgimento dei lavori ancora in corso (spesso nei PO sono contenute istruzioni specifiche) che per trarne i dati necessari alla fatturazione a fine mese.
Normalmente, non consultiamo le fatture emesse/ricevute o i PO molto spesso, pertanto è sufficiente archiviarli, ma una cosa piuttosto utile è quella di avere delle tabelle sinottiche che ci riassumano rapidamente la nostra situazione sulle fatture emesse/ricevute. È sufficiente preparare una tabella per le fatture emesse contenente il n. di fattura ed il nome del cliente, la data di emissione, l'importo della fattura ed una colonna vuota destinata ad eventuali note (ad es. pagata, in attesa, ecc.). In quanto alle fatture ricevute, si può seguire lo stesso schema.

Visto che parliamo di archiviazione, è buona regola tenere anche un archivio elettronico dei pagamenti delle imposte effettuati attraverso, ad esempio, i modelli F24. Ormai, è obbligatorio per legge pagare gli F24 online. Ciò consente di avere comunque tutte le ricevute dei pagamenti memorizzate nel sito della banca, tuttavia, possiamo anche salvarne una copia sul PC per sicurezza. A tal fine, occorrerà creare una cartella denominata ad esempio Ricevute pagamenti. Se ciò non bastasse, si può anche stampare la ricevuta e tenerla in un dossier per l'anno in corso: meglio abbondare, visto che si tratta di ricevute di pagamento!

SICUREZZA

Il primo passo per salvaguardare la sicurezza del proprio lavoro, e in genere di tutto il sistema e dei suoi contenuti, consiste nell'archiviazione periodica, o backup, di tutto il materiale, sia dei file di lavoro veri e propri, sia delle fatture, dei PO e delle varie ricevute e memorie di traduzione, così come dell'intero sistema. Tale processo fa parte di un'operazione di disaster recovery di cui occorre tener conto.
Esistono vari metodi per eseguire il backup: unità hard-disk rimovibili, aree fpt fisicamente fuori da casa propria (in caso di incendio della casa, almeno il lavoro sarà salvo), CD-ROM.
Prima di procedere al trasferimento dei file ad esempio all'unità hard-disk rimovibile, occorre scorrere le varie cartelle da archiviare e 'ripulirle', cioè comprimere i file con Winzip e cancellare eventuali file inutili.

Backup giornaliero:
a fine giornata di lavoro, occorre eseguire il backup dei lavori attualmente in corso e delle memorie di traduzione.

Backup settimanale:
una volta alla settimana, occorre eseguire il backup dei file di lavoro e delle memorie di traduzione.

Backup annuale:
una volta all'anno, occorre archiviare tutte le fatture emesse/ricevute e le ricevute di pagamento dell'anno appena terminato.

Abbiamo accennato prima alle aree fpt su server fisicamente fuori dal luogo di lavoro: è bene usarle per il backup di tutto il sistema, nel caso il PC dovesse subire danni irreparabili. Esistono molte offerte di spazio a disposizione per il backup, da Google, Yahoo, Gmail ecc.

Quando si parla di sicurezza del PC vengono subito in mente i famigerati virus, trojan et similia. Perciò, occorre innanzitutto disporre di un buon antivirus (tipo Norton Pro o Avira, che tra l'altro è gratuito) ed impostarlo perché avvii la scansione del sistema giornalmente ad una certa ora, magari quando si sa che non si utilizzerà il computer e, quindi, non si rallenterà il lavoro.
Un altro modo per proteggere il computer da attacchi esterni è quello di installare un programma tipo ZoneAlarm, che scansiona di continuo il PC, specie nel caso in cui si disponga di una connessione Internet continua. Questo programma blocca le intrusioni dall'esterno del PC ed è, in pratica, un firewall.
Infine, esistono vari anti-spyware, anche gratuiti (ad es. Ad-Aware) che occorre attivare almeno una volta al giorno per eliminare dal sistema tutti gli spyware, più o meno pericolosi, che si sono comunque introdotti nel nostro PC.
Mantenere il PC in ordine implica, naturalmente, anche la realizzazione di operazioni di vera e propria 'pulizia' fisica dai file inutili e ridondanti. Per questo, è sufficiente eseguire una pulitura del disco una volta alla settimana per eliminare tutti i file di backup ed i file temporanei di Internet che si accumulano ogni giorno.
Una quantità eccessiva di file di backup potrebbe, alla lunga, rallentare le prestazioni del sistema.
Meno di frequente, almeno due volte all'anno, è consigliabile eseguire una deframmentazione, operazione che serve a riordinare l'hard-disk e recuperare in tal modo spazio prezioso.

Naturalmente, quanto detto circa la difesa dai virus ecc. vale per chi lavora in Windows. Con Linux non esistono problemi simili – e neanche molti altri. Ma questo è un altro discorso.

Spero queste brevi linee guida possano essere di aiuto e invito i colleghi a fornirmi un feedback segnalandomi eventuali punti mancanti o che sarebbe possibile trattare oltre a quelli sviluppati qui. Buon lavoro a tutti!